Un invité demande une facture, que dois-je faire ?

Si un invité vous demande une facture ou un reçu, vous êtes en tant que propriétaire responsable de la fournir.

Holidu ne peut pas émettre de factures aux invités car nous ne sommes pas le prestataire légal de l'hébergement. Nous émettons uniquement des factures de commission à vous (le propriétaire ou le gestionnaire de propriété).

Pourquoi dois-je émettre une facture ?

Holidu facilite le paiement entre l'invité et vous, le propriétaire.

Nous déduisons notre commission avant votre paiement, mais légalement vous restez le prestataire de services et êtes donc responsable de l'émission de factures ou de reçus à vos invités.

Points importants :

• Les factures doivent refléter le montant total payé par l'invité.
• Émettez les factures à partir du jour d'arrivée de l'invité. Vous pouvez préparer le brouillon à tout moment avant cela.
• Les règles fiscales locales peuvent varier : consultez un conseiller fiscal si vous avez des doutes.

Suis-je légalement tenu d'émettre des factures ?

Oui. Les propriétaires sont légalement tenus de fournir aux invités une facture ou un reçu pour leur séjour.

Holidu facilite uniquement le paiement et n'est pas le prestataire légal de l'hébergement, ce qui signifie que vous, en tant que propriétaire ou gestionnaire de propriété, restez entièrement responsable de l'émission des factures.

Pour les propriétaires professionnels disposant d'un numéro de TVA valide, l'émission d'une facture à la fin de chaque séjour est obligatoire, que l'invité la demande spécifiquement ou non. Cela soutient la conformité aux réglementations fiscales et comptables locales.

Remarque pour les propriétés situées aux Îles Canaries :

Les Îles Canaries n'appliquent pas la TVA espagnole continentale (IVA). À la place, la taxe indirecte locale IGIC s'applique. Les factures émises pour les propriétés situées aux Îles Canaries ne doivent pas inclure l'IVA mais doivent suivre les règles de l'IGIC.

Qu'est-ce que l'outil de facturation pour les invités ?

Pour faciliter les choses, Holidu fournit l'outil de facturation pour les invités, disponible dans votre compte hôte. L'outil aide les propriétaires à créer des factures conformes à la législation directement via leur compte Holidu.

Caractéristiques principales

• Création de factures en libre-service : Générez, modifiez et émettez des factures pour chaque réservation confirmée.
• Conforme à la législation : Soutient la conformité aux règles fiscales locales et européennes.
• Flux de travail flexible : Commencez par un brouillon, vérifiez les détails et émettez-le quand vous êtes prêt.
• Services supplémentaires : Créez des factures supplémentaires pour les services additionnels comme les repas, les transferts ou les vélos électriques.

Veuillez noter qu'une fois qu'une facture est émise, elle ne peut pas être modifiée ou rectifiée. Si vous n'êtes pas sûr, choisissez "Enregistrer et fermer" pour la conserver comme brouillon. Une fois que vous sélectionnez "Enregistrer et émettre", elle devient finale et inchangeable.

Pour corriger une erreur, vous devez annuler la facture et en émettre une nouvelle.

Où trouver l'outil de facturation pour les invités

Il existe deux façons d'y accéder :

Option 1 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Accédez à l'onglet "Finances" sur le côté gauche.
3. Sélectionnez ensuite Factures invités.

Option 2 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Accédez à l'onglet Réservation sur le côté gauche. Sélectionnez ensuite la réservation pour laquelle vous souhaitez créer une facture.
3. Sous Mes gains, cliquez sur Créer une facture pour vos invités.

Comment configurer les paramètres de facturation pour les invités

Pour vous assurer que vos factures sont professionnelles et conformes aux exigences fiscales locales, vous pouvez personnaliser vos détails et préférences d'affichage dans la section Paramètres de votre tableau de bord.

Mettre à jour votre profil hôte et professionnel

Assurez-vous que vos informations de contact et légales sont exactes, car elles sont utilisées pour vous identifier sur la facture.

• Détails hôte : Vérifiez que votre nom, adresse e-mail et nom de l'entreprise sont corrects.
• Adresse : Ceci est votre adresse commerciale légale ou votre adresse de résidence principale. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour votre rue, code postal et ville.

Personnaliser les paramètres d'affichage des factures

Vous pouvez contrôler exactement quelles informations vos invités voient sur leurs factures en basculant les options suivantes dans Paramètres de facturation :

• Afficher la TVA : Activez-le si vous êtes une entreprise enregistrée et devez afficher la TVA sur les factures.
• Détails du pied de page : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer votre numéro de TVA, numéro d'identification fiscale personnelle ou IBAN dans le pied de page du document.
• Texte de pied de page légal : Utilisez la zone de texte pour ajouter une "Valeur par défaut" personnalisée pour votre pied de page légal (par exemple, un message de remerciement ou une clause de non-responsabilité légale spécifique requise par votre région).

Choisir quelle entreprise émet la facture

Si vous gérez des propriétés sous plus d'une entreprise, par exemple en tant que propriétaire ou si une entreprise gère la propriété en votre nom, vous pouvez maintenant contrôler laquelle est utilisée sur chaque facture.

Cela s'applique à vous si :

• Vous êtes propriétaire de la propriété directement et émettez également des factures via une entreprise distincte que vous gérez, ou
• Une société de gestion s'occupe de la propriété en votre nom, et vous ou cette société devez émettre la facture.

Quelle entreprise est utilisée dépend de la réservation : nous sélectionnons automatiquement celle qui s'applique à cette réservation spécifique. Si ce n'est pas correct ou si vous souhaitez émettre une facture en tant qu'entreprise différente, vous pouvez le modifier avant d'émettre.

Où la gérer : Paramètres > Factures. Vous verrez votre profil par défaut plus tous ceux que vous avez créés vous-même. Vous pouvez ajouter, renommer, modifier ou supprimer un profil à tout moment.

Modifications manuelles ? Si vous modifiez les détails de la facture et qu'ils ne correspondent pas à un profil enregistré, nous vous demandons si vous souhaitez les enregistrer comme un nouveau profil, vous n'aurez donc pas à les retaper la prochaine fois.

Numéros de facture : Chaque profil conserve son propre compteur et vous avertit avant un doublon, afin que vos numéros restent propres, peu importe quelle entreprise vous facturez.

Étape par étape : créer la facture

Étape 1 : Sélectionner les détails de la réservation

Choisissez l'ID de réservation pertinente et la langue préférée. Choisissez le demandeur : nous le sélectionnons automatiquement, mais vous pouvez le changer ici.

Étape 2 : Ajouter les informations de l'invité

Entrez l'adresse de facturation de l'invité et le numéro de TVA (le cas échéant).

Étape 3 : Examiner et personnaliser

Le système affichera automatiquement les détails de la réservation tels que les dates, le nom de la propriété et le montant total. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé sous le Pied de page légal. Le message ajouté dans le Pied de page légal s'affichera sur la facture.

Étape 4 : Finaliser la facture

• Annuler : Quittez le formulaire sans enregistrer vos modifications récentes. Le brouillon reste dans votre liste.
• Enregistrer et fermer : Conservez comme brouillon pour des modifications ultérieures.
• Enregistrer et émettre : Finalisez la facture. Une fois émise, elle ne peut pas être modifiée.

Étape 5 : Livraison

Une fois émise, la facture est envoyée par e-mail à votre invité automatiquement, avec le PDF en pièce jointe. Vous pouvez également télécharger le PDF à partir de l'outil à tout moment, par exemple si l'invité vous la redemande.

Automatiser votre flux de travail

Sous Paramètres de numérotation de facture automatique, vous pouvez choisir de :

• Activer la génération automatique : Activez-la pour que le système attribue automatiquement un numéro unique à chaque nouvelle facture, ce qui vous économise du temps de tenue de registres manuels.

Facturation pour les services supplémentaires

Pour facturer les services supplémentaires au-delà du séjour de l'invité, créez d'abord la Facture de séjour, puis générez une Facture supplémentaire distincte pour les services additionnels.

Numéro d'identification fiscale personnelle pour les propriétaires allemands

Pour les propriétaires en Allemagne, le Numéro d'identification fiscale personnelle (SteuerID/IdNr.) ne doit pas être affiché (ces informations ne seront pas transférées automatiquement à toutes les factures, mais le champ sera vide). Le numéro correct à utiliser à la place est le Numéro fiscal (Steuernummer).

Voici comment configurer le Numéro fiscal (Steuernummer) pour que toutes les factures l'incluent :

1. Accédez à Paramètres sous Factures dans l'outil de facturation pour les invités.
2. Localisez le champ