Comment gérer vos collaborateurs

Cet article explique comment gérer les différents types de collaborateurs et les permissions que vous pouvez leur accorder. Utilisez-le pour donner les permissions appropriées en fonction de ce que chaque personne a besoin de faire.

Cas d'usage courants

Qui a besoin d'accès?	Configuration recommandée	Ce qu'ils peuvent faire
Nettoyeur / Agent de maintenance	Voir la disponibilité	Voir quand la propriété est occupée ou disponible. Impossible de voir les détails des clients ou les prix.
Co-hôte / Assistant	Voir la disponibilité + Affichage et création de réservations	Voir le calendrier et les détails complets des réservations, y compris les noms et informations de contact des clients.
Quelqu'un qui devrait recevoir les notifications de réservation	Marquer comme secondaire	Recevoir les notifications par e-mail/notification push sur les réservations. N'accorde pas l'accès pour voir quoi que ce soit dans le système.
Quelqu'un qui gère uniquement les paramètres de propriété	Configuration de la propriété	Modifier les informations de propriété, les équipements, les photos, les prix. Impossible de voir les réservations ou le calendrier.

Qu'en est-il des gestionnaires immobiliers?

Si vous travaillez avec un gestionnaire immobilier professionnel, la configuration recommandée est qu'il crée un compte PME (Property Management Expert) et établisse une relation de mandat avec votre propriété. Cela lui donne un accès opérationnel approprié conçu pour les entreprises de gestion immobilière.

Si vous préférez ne pas utiliser la structure PME et simplement donner à votre gestionnaire immobilier l'accès en tant que collaborateur, vous pouvez lui accorder toutes les permissions : Configuration de propriété + Voir la disponibilité + Affichage et création de réservations + Distribution et publication.

Cela lui donne un accès opérationnel complet pour gérer la propriété. Notez que les collaborateurs ne peuvent jamais accéder aux données financières (factures, paiements) - seul le modèle PME vous permet d'accorder l'accès aux factures à un gestionnaire immobilier.

Collaborateur principal (Éditeur)

Le collaborateur principal a un accès complet à toutes les données de la propriété :

• Calendrier : Accès complet aux dates réservées, bloquées et disponibles, y compris les détails de prix
• Réservations : Informations complètes sur les réservations, y compris les détails des clients, la ventilation des prix et le statut de paiement
• Données financières : Factures, paiements, informations de paiement
• Configuration de la propriété : Peut afficher et modifier tous les paramètres de propriété
• Avis : Tous les avis des clients
• Collaborateurs : Peut afficher et gérer tous les collaborateurs de la propriété
• Notifications : Reçoit toutes les notifications (e-mail et notification push)

Point clé : Seul le collaborateur principal peut accéder aux détails de paiement, aux factures et aux informations de paiement. Ce compte est légalement lié à l'accord de propriété avec Holidu.

Explications des cases de permission

Lors de l'ajout d'un collaborateur, vous pouvez accorder une ou plusieurs de ces permissions. Chaque permission donne accès à des domaines spécifiques.

Configuration de la propriété

Ce qu'ils peuvent afficher/modifier :

Peut afficher/modifier	Ne peut pas accéder
Descriptions et titres de propriété	Réservations
Photos (télécharger, supprimer, réorganiser)	Données financières (factures, paiements)
Équipements et installations	Canaux de distribution
Informations sur les chambres/unités	Informations sur les clients
Prix et tarifs saisonniers	Gestion des dates bloquées
Frais supplémentaires	Métriques de performance
Instructions d'arrivée/d'enregistrement	Gestion des collaborateurs
Configuration de synchronisation du calendrier (import iCal)	Contrôles de publication
Export du calendrier (iCal)

Limitations :

• L'emplacement est en lecture seule si la propriété est déjà publiée.
• La synchronisation/export iCal peut être configurée ici, mais l'affichage ou la gestion des dates bloquées nécessite la permission "Affichage et création de réservations".

Affichage et création de réservations

Concernant les réservations :

Peut voir	Peut faire
Détails complets de la réservation	Créer des réservations manuelles
Nom, e-mail, téléphone et adresse du client	Modifier les réservations manuelles
Ventilation complète des prix	Annuler les réservations
Montants des paiements	Mettre à jour les informations client sur les réservations
Détails de la commission
Informations sur les canaux
Historique des réservations/modifications

Concernant les dates bloquées :

Peut faire
Afficher les dates bloquées avec commentaires/notes
Créer des dates bloquées
Modifier les dates bloquées
Supprimer les dates bloquées (si non immuable)

Ne peut pas accéder :

• Paramètres/descriptions de propriété
• Gestion des canaux de distribution
• Configuration des prix

Remarques :

• Pour voir le calendrier, accordez également la permission "Voir la disponibilité".
• Si vous n'avez pas terminé la vérification KYC, les détails de contact des clients peuvent être masqués jusqu'à la fin de la vérification.

Voir la disponibilité

Une vue de calendrier en lecture seule conçue pour les personnes qui ont besoin de savoir quand la propriété est occupée sans voir les détails sensibles.

Concernant les réservations :

Peut voir	Ne peut pas voir
Dates de réservation (arrivée/départ)	Nom, e-mail, téléphone du client
Nombre de clients (adultes, enfants, bébés)	Ventilation des prix ou totaux
Statut de la réservation (confirmée, annulée)	Informations de paiement ou de commission
ID de la réservation	Informations sur les canaux
	Toute donnée financière

Concernant le calendrier :

Peut faire	Ne peut pas faire
Voir quelles dates sont disponibles	Bloquer ou débloquer les dates
Voir les plages de dates bloquées	Voir les commentaires/notes sur les dates bloquées
Accéder à la propriété dans le système	Modifier les paramètres de propriété
	Gérer la synchronisation ou l'export iCal
	Modifier quoi que ce soit

Idéal pour : les nettoyeurs, le personnel de maintenance ou quiconque a besoin de savoir quand la propriété est occupée mais ne devrait pas voir les détails financiers ou les coordonnées des clients.

Distribution et publication

Peut afficher	Peut modifier
Canaux de distribution connectés	Activer de nouveaux canaux (Airbnb, Booking.com, etc.)
Statut de connexion du canal	Désactiver les canaux existants
Statut des sous-canaux	Activer/désactiver les sous-canaux
Politiques d'annulation par canal	Définir les politiques d'annulation
Détails de prix/majoration du canal	Configurer les paramètres du canal

Ne peut pas accéder :

• Descriptions/paramètres de propriété
• Réservations
• Calendrier/disponibilité
• Informations sur les clients
• Données financières (factures, paiements)

Marquer comme secondaire

Permet au collaborateur de recevoir des notifications par e-mail et des notifications push sur les réservations de cette propriété. Un seul compte par propriété peut être marqué comme secondaire.

Cette case contrôle uniquement les notifications - elle n'accorde pas l'accès pour afficher ou modifier quoi que ce soit. Pour donner à la personne un véritable accès, cochez également une ou plusieurs des cases de permission ci-dessus.

Matrice de comparaison rapide

Permission	Paramètres de propriété	Réservations	Info clients	Prix des réservations	Calendrier	Canaux	Notifications
Configuration de propriété	Modifier	Non	Non	Non	Non	Non	Non
Affichage et création de réservations	Non	Complet	Oui	Complet	Dates uniquement	Non	Non
Voir la disponibilité	Non	Dates uniquement	Non	Non	Lecture seule	Non	Non
Distribution et publication	Non	Non	Non	Non	Non	Complet	Non
Marquer comme secondaire	Non	Non	Non	Non	Non	Non	Oui